Courses annulées ou reportées : quels enjeux ?
En cette période troublée, nous apportons notre soutien aux organisateurs de courses et donnons la parole à trois d’entre eux pour expliquer ce que report et annulation impliquent en coulisses.
Nos interlocuteurs
Romain Piau Jean-Charles Perrin Sylvain Aupetit
Romain Piau, directeur de course de l’EcoTrail Paris. // Jean-Charles Perrin, fondateur de Run For You, assure l’organisation de l’EcoTrail Paris, du Semi-marathon de Boulogne, de la Corrida de Noël d’Issy-les-Moulineaux, de la Foulée Meudonnaise, du Trail des Hobbits, la Vanvéenne, la Course-Eiffage du Viaduc de Millau // Sylvain Aupetit, responsable des évènements Grand Paris Sud, organisateur du Marathon de Sénart.
L’annulation, vous l’aviez déjà vécue sur le semi de Boulogne-Billancourt en 2015, un tout autre contexte…
Jean-Charles Perrin : « Oui et je peux dire qu’annuler une course, c’est le pire scénario. Pour le coureur qui s’est préparé, comme pour l’organisateur qui a bossé pendant une année sans aucune satisfaction à l’arrivée. Son bonheur, c’est d’organiser, de voir les gens se dépasser. A Boulogne en novembre 2015, le contexte était très particulier. Les attentats de Paris s’étaient produits alors que nous avions ouvert le village de retrait des dossards pour la course qui devait avoir lieu le dimanche. Nous avons gelé toutes les dépenses possibles en dernière minute, comme le chronométrage par exemple. Au final, plutôt que de rembourser à peine 5 € à chaque inscrit, nous avons préféré proposer l’équivalent de 10 € de remise, soit 30% sur le dossard de l’année suivante avec une priorité d’inscription pour l’édition de 2016. Cette mesure avait été bien perçue mais dans le cas particulier de Boulogne, nous n’avions pas eu d’autre choix que d’annuler. Aujourd’hui, face au coronavirus, le contexte est différent. Le report est une alternative, la meilleure option pour le coureur. »
Suite aux annulations et reports récents, certains coureurs réclament le remboursement de leur dossard. Mission impossible pour les « grosses courses » ?
Jean-Charles Perrin : « A une semaine de la tenue d’une course, quelle que soit son ampleur et la structure qui la gère, associative ou professionnelle, entre 80 et 90 % du budget est dépensé. Cela concerne tous les coûts de production, l’achat de matériel, des denrées alimentaires, la rémunération de différents prestataires et fournisseurs. A cela s’ajoute, pour les évènements de plus grande ampleur gérés par des structures professionnalisées comme Run For You ou ASO par exemple, un coût humain. Notre modèle repose sur des hommes, des salariés qui travaillent pour les événements. L’EcoTrail par exemple, c’est une quinzaine de personnes qui travaillent toute l’année, ainsi que des prestataires extérieurs (société de production d’images, une agence de communication, etc.). Ces coûts nous les supportons sur une année complète si bien que lorsque le coureur prend son dossard, des sommes sont déjà engagées. »
Le report d’une course, en l’occurence l’EcoTrail, qu’est-ce-que cela implique côté organisation ?
Romain Piau : « Nous repartons de zéro. L’équipe de l’EcoTrail va devoir refaire le job, recréer l’événement en sept mois seulement, tout en gérant les évènements déjà planifiés en automne chez Run For You. Il va par exemple falloir vérifier tous les certificats médicaux pour s’assurer de leur validité le 3 octobre et dans le cas contraire, recontacter un à un les coureurs. Nous allons aussi remonter tous les dossiers techniques, afin de les présenter à nouveau à nos interlocuteurs pour obtenir les autorisations nécessaires. Sur l’EcoTrail Paris, qui concerne plusieurs départements, territoires et communes, nous avons une cinquantaine d’interlocuteurs clés et plus de 300 concernés. La Tour Eiffel, les ports de Paris, l’ONF, la préfecture, les communes traversées, le château de Versailles, le Domaine de Saint-Cloud, l’Observatoire de Meudon… sans oublier tout le travail avec faire avec nos partenaires avec qui il va falloir aussi reconstruire le schéma de leur partenariat. C’est du boulot. Cela revient presque à organiser un deuxième événement pour le prix d’un. Heureusement, la bienveillance de nos coureurs, de nos partenaires nous donne de l’énergie pour tout recommencer. »
Quels sont les impacts financiers ?
Romain Piau : « Pour l’EcoTrail Paris, on estime un surcoût de l’ordre de 20 000 à 40 000 euros, c’est-à-dire entre 5 et 10% de notre budget. Ce surcoût, le coureur ne le verra pas et ne le payera pas. Nous allons bien sûr pouvoir réutiliser médailles, dossards, t-shirts, mais nous allons aussi avoir de nouvelles dépenses, ne serait-ce que pour stocker tout ce matériel jusqu’au 3 octobre. Nous avions par exemple déjà payé les hôtels pour les coureurs élites invités, mais aussi l’équipe vidéo et le PC course, qui commençaient à s’installer pour la Verticale de la Tour Eiffel qui devait avoir lieu 4 jours plus tard. Nous payerons à nouveau ces prestataires en octobre. »
Le marathon de Sénart, prévu le 1er mai et annulé sera en capacité de rembourser intégralement ses inscrits. Comment est-ce possible ?
Sylvain Aupetit : « Le 10 mars, dans le contexte sanitaire que tout le monde connait, la communauté d’agglomération Grand Paris Sud, a pris la décision, en responsabilités, d’aller au-delà des directives gouvernementales et d’annuler l’édition 2020 du marathon de Sénart. Suite à cette décision, un remboursement total des droits d’inscriptions perçus de la part des inscrits va être réalisé. Cette option financière est possible, d’une part du fait de l’anticipation de l’annulation qui a permis de ne pas engager de nombreuses dépenses liées à des achats et des prestations d’une part, et d’autre part, par le soutien financier de l’agglomération qui supporte la manifestation sans toutefois dépasser le budget initial prévu de la manifestation. Annuler la manifestation plus tard aurait nécessairement eu des conséquences financières toutes autres pour l’organisation. Nous ne saurions, en revanche, présumer des organisations et modes de fonctionnement d’autres structures et de leurs capacités ou non à proposer des remboursements suites à des reports ou annulations de courses. »